Ваш электронный офис, готовый к применению и открытый для индивидуальной доработки. Особенностью системы является возможность полноценно работать через любые устройства, подключенные к сети Интернет: PC, MAC, iPhone, PDA.

Что такое «Веб-Офис»

Информационная система Веб-Офис, далее Веб-Офис или система, это электронный документооборот компании, учет событий, объектов и финансов. Система предназначена для удобной совместной работы персонала. В Веб-Офисе хранятся записи, документы и файлы общего доступа. Сотрудники компании могут ставить и получать задачи, назначать собрания, создавать контакты, загружать файлы. Система не является альтернативой почтовым программам и специальным программам бухгалтерского учета. Система создана и особенно эффективна для работы команды.

Как работать с Информационной системой

Система имеет интуитивно понятный веб-интерфейс, не требующий специальных инструкций. При разработке системы учитывался опыт других компаний, call-центров, индивидуальных пользователей. Для работы в системе не требуются специальные знания, кроме общих навыков работы с компьютером и сетью Интернет.

Чтобы работать в системе, необходим логин и пароль. Эти реквизиты назначаются Вашим администратором. При возникновении любых вопросов нужно обратиться к администратору Веб-Офиса.

После входа в систему, на главной странице, пользователь получает доступ к собственным задачам. Задача считается собственной, если пользователь является ее участником или ответственным.

Левый фрейм – навигатор по всем возможным представлениям данных в системе. Переключаясь между представлениями, Вы работаете с данными, сгруппированными по логическим признакам: по ответственным, по группам (проектам), по датам и т.д. Название представления соответствует его контенту.

Основой системы является электронный документ Задача. Внутри создаваемого электронного документа содержатся поля с пояснительными названиями. Многие значения полей могут быть выбраны из стандартных списков. Для корректной работы системы и удобства работы коллег все поля необходимо заполнять понятно, информативно и с соблюдением правил написания.

Представлением называется отображение документов системы на экране, сгруппированных по какому-либо общему признаку.

Для совершенствования системы Вы можете отправлять все пожелания администратору системы. Для этого в поле «Ответственный» необходимо выбрать имя администратора.

Основные модули системы

- Задачи

Модуль Задачи отображает сгруппированную по разным категориям информацию, представленную в календарном порядке. Поскольку практически все поля документа обязательны к заполнению, при дальнейшей разработке системы количество группировок может быть увеличено до необходимого числа. А также, имеющиеся представления данных могут быть отредактированы для большего удобства. Например, документы собранные в настоящее время по датам, могут быть разгруппированы, если количество ежедневных задач небольшое. Группировка по датам рекомендована при общем количестве ежедневных задач более десяти. При большом количестве ежедневно работающих в системе сотрудников и большом количестве документов, в типовые представления могут быть добавлены дополнительные группировки по ответственным внутри дат и т.п.

- Бюджет

Модуль Бюджет аналогичен модулю Задачи, но отображает только документы, в которых планируемая или фактическая сумма не равна нулевому значению. В дальнейшем, при выработке корпоративной политики доступа к данным, на модуль Бюджет может быть установлено дополнительное ограничение просмотра.

- Контакты

В Контактах представлены все документы типа Контакт. Документы этого типа специально сгруппированы для удобства совместной работы сотрудников и централизованного хранения контактов компании. Контакты группы "Ответственные" могут выбираться для заполнения полей Ответственный и Участники. Чтобы пополнить список, создайте контакт и поместите его в группу "Ответственные".

- Документы

Модуль документы аналогичен по функционалу модулю Контакты. А также, если к документу прикреплен файл, документ автоматически отбирается в представление Файлы.

- Магазин

Модуль позволяет вести учет товара и торговых операций.

Дополнительные модули

- Мои задачи

Модуль Мои задачи отображает документы, в которых Вы являетесь Ответственным или Участником. В четырех фреймах сгруппирована информация на сегодняшнюю дату, на завтра, отдельно показаны вчерашние и пропущенные задачи. Такое отображение данных наиболее удобно для оперативной ежедневной работы. Каждый фрейм может быть открыт в большом окне, где Вы можете работать с набором задач, выбирая их из списка. Например, Вы можете перенести на завтра или на сегодня.

- Черновики

При сбое интернет-соединения в момент работы или при случайном закрытии окна создаваемого Вами документа, информация не теряется, а хранится в системе в виде Вашего черновика.

Программные механизмы (автоматизированные функции системы)

- Отправка задачи по e-mail

Каждому участнику и ответственному при создании/выполнении задачи на указанный в контактах e-mail отправляется системное сообщение. Корректировка электронных адресов производится в Контактах.

- Файловое хранилище документов

К задачам можно прикреплять и хранить в системе любые файлы. Желательно не загружать в систему чрезмерно большие файлы, т.к. это сказывается на быстродействии. Механизм создан и особенно удобен для хранения исходных файлов общего пользования, например, для документов MS Word и MS Excel. При хранении исходных документов в системе, исключается дублирование и, как следствие, искажение информации, что иногда происходит при хранении важных файлов в локальной сети.

- Шаблоны типовых документов

Бланк компании автоматически формируется при печати. Количество бланков и, соответственно, вариантов печати не ограничено системой. При последующей разработке могут быть созданы и размещены в системе другие типовые формы для печати.

- Автоматизированное заполнение полей

Поля Ответственный, Участники, Группа, Дата, Время заполняются с использованием списков ранее заданных значений, что уменьшает вероятность неправильного заполнения, при этом оставляет возможность автору вносить коррективы не ограничиваясь списками.

- Печать стандартных документов

Любую задачу можно распечатать в системном виде со вспомогательными полями или на бланке компании (см. шаблоны типовых документов)

Интерфейс эргономикка и внешний вид системы

- Дизайн элементов Веб-Офиса

Графические элементы и внешний вид системы системы могут быть разработаны веб-дизайнером в корпоративной стилистике специально для Вашей компании. Это повышает общий уровень эргономики и имидж Вашего программного продукта.

- Представления и документы

В первом релизе системы разработаны представления и документы для ведения основных видов оперативной деятельности сотрудников компании. Реализованы функции сортировки документам по проектам, группировки финансовых задач, выборки личных задач, группировки оперативных задач.

- Кнопки и меню

Интерфейс системы, кнопки, меню, могут быть разработаны веб-дизайнером в Вашем корпоративном стиле.

Репликация данных

Веб-Офис базируется на трех автономных хостингах: в России (RU), в Германии (DE), на офисном сервере (LAN). Для RU и DE арендованы VPS. На каждом хосте развернут Lotus Domino Server, пользователи регистрируются согласно количеству приобретаемых лицензий. Серверы RU, DE и LAN в реальном времени обмениваются информацией об изменениях в системе и производят репликацию. Поэтому, в какой бы точке мира Вы ни находились, в текущий момент времени на Вашем экране актуальная информация (при условии доступа в Интернет).

Для полноценной работы с Веб-Офисом достаточно любого устройства подключенного к Интернет - компьютера, КПК, терминала. Благодаря примененной архитектуре и техническому решению достигается повышенная надежность работоспособности системы и сохранности данных.

Интеграция Веб-Офиса с корпоративным сайтом

Для удобства работы, вход в систему может выполняться через корпоративный сайт. Вам будет предложен выброр одного из трех серверов: RU, DE или LAN. Выберите сервер, соответствующий Вашему географическому расположению для увеличения скорости связи и уменьшения затрат на трафик.

Перспективы развития системы

Система разработана на платформе Lotus Notes корпорации IBM. Разработчик системы является участником программы IBM Partner World. Система имеет открытую архитектуру, может дорабатываться без особых ограничений и быть интегрирована со многими современными программными продуктами. Безопасность данных обеспечивается средствами продукта IBM.

* Цена указана для одного пользователя в месяц.

Выберите нужное количество пользователей (комплектов).